נהלים ודו”חות

*** נהלים להגשת בקשה לביצוע פרויקטים משותפים

המבקש

1. במידה והמבקש הינו תאגיד הרשום ברשות התאגידים יש לצרף לבקשה את מסמכי רישום התאגיד, תקנון התאגיד והרכב מוסדות התאגיד.
2. בנוסף במידה וקיימים, יש לצרף לבקשה אישור ניהול תקין מרשות התאגידים, אישור לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה ואישור ניהול ספרים כדין.
3. המבקש יצרף לבקשתו אישורים אלה בתוקף לשנת הבקשה.
4. במידה והמסמכים הנ”ל אינם קיימים יש לצרף הסבר קצר בדבר היעדרם.
5. במידה והמבקש אינו מאוגד כישות משפטית יש לצרף הסבר קצר בדבר היעדר ההתאגדות ובנוסף דיווח קצר בדבר פעילות המבקש, מספר הנהנים מהפעילות, תוכניות העבר והעתיד של המבקש.

הבקשה

1. על המבקש להראות פעילות בעבר, הקשורה לשימור מורשת יהדות רומניה בישראל.
2. במידה ואין בידיו יכולת להראות פעילות עבר, עליו לנמק מדוע אין ביכולתו להציג פעילות עבר בהתאם. אי הצגת פעילות עבר כנ”ל תפגע בסיכויי האישור של הבקשה.
3. על המבקש להגיש תוכנית עבודה,- לשנה  בה יפורטו הפעילויות העתידיות בנושא מורשת יהדות רומניה והעלות המוערכת לכל אחת ואחת מהן.
4. במידה ואין בידי המבקש תכנית עבודה שנתית בהתאם, עליו לנמק מדוע אין ביכולתו להציג תכנית כזו. אי הגשת תכנית עבודה שנתית תפגע בסיכויי האישור של הבקשה.
5. המבקש יציג את תכנית הפרויקט המשותף, התקציב המלא של הפרויקט המשותף, ויפרט את החלק בפרויקט בו הוא מבקש את שיתוף הפעולה של “א.מ.י.ר.”, כמו כן, יפרט את המממנים של שאר חלקי הפרויקט אשר א.מ.י.ר. אינה מתבקשת לממן.

לאחר אישור הבקשה או מקצתה:

המבקש יתאם את כל ההכנות לפרויקט המשותף עם “א.מ.י.ר.” בהתאם להנחיות “א.מ.י.ר.” כפי שתימסרנה לו. במקרה בו הוא נדרש – יחתום על הסכם מיוחד עם “א.מ.י.ר.” בהקשר לביצוע הפרויקט המשותף.

הגשת הבקשה ו/או המסמכים

1. את הבקשה ו/או המסמכים יש להגיש ל-“א.מ.י.ר.”, לכל המאוחר, עד ל-1 לחודש הקודם לחודש הפרויקט המשותף לפי כתובת “א.מ.י.ר.” – רחוב ביאליק 125 רמת-גן או באמצעות פקס: 03-5731057 או במייל : amir.org@bezeqint.net.
2. במקרים דחופים בהם הפנייה נעשית במועד מאוחר יותר מן הנ”ל – יש לנמק את סיבת הגשת הבקשה באיחור. הגשת בקשה באיחור תפגע בסיכויי הדיון בה במועד ובסיכויי אישורה.

הנחיות א.מ.י.ר. לפרויקטים משותפים:

מקבל הסיוע מ”א.מ.י.ר.” בפרויקט המשותף, יתאם את כל ההכנות לפרויקט המשותף עם “א.מ.י.ר.” בהתאם להנחיות “א.מ.י.ר.”, ובכלל זה:

1. מעורבותם של אנשי “א.מ.י.ר.” בהכנות לפרויקט ובפרויקט עצמו.
2. קבלת הצעות מחיר לפרויקט והעברתן לידי “א.מ.י.ר.”.
3. הליך בחירת הספקים לפרויקט באישור “א.מ.י.ר.”.
4. סיכום ההזמנות עם הספקים בתאום עם “א.מ.י.ר.”.
5. במקרה של אירוע: הכנת ההזמנות לאירוע, פרסום האירוע, תכנית האירוע, וכיוצ”ב יבוצעו בתאום מלא מראש, ובאישור של “א.מ.י.ר.” מראש ובכתב.
6. מסירת דיווח ל-“א.מ.י.ר.” עם השלמת הפרויקט המשותף – מה נעשה בתשומות אשר התקבלו מ”א.מ.י.ר.”, ובמידה ולא נעשה שימוש בפועל בכולן – מה מבקשים לעשות בהן, אך ורק בכפוף לאישור מראש של “א.מ.י.ר.”, ודיווח על האירוע עצמו.
7. כל דרישה אחרת של “א.מ.י.ר.” אשר תועבר מראש.

נוהל “א.מ.י.ר.” בהקשר לוועדה:

1. וועדת התמיכות / פרויקטים תמנה 5 חברים, כאשר לפחות 3 חברים מחברי הועדה יהיו נוכחים בשיבות הועדה ובעת קבלת החלטות.
2. החלטות תתקבלנה ברוב רגיל של חברי הוועדה הנוכחים בישיבה כאשר קולו של יו”ר הוועדה יכריע בהצבעה שוויונית.
3. במקרים חריגים בהם לא תתאפשר נוכחות 3 חברים, יוכל יו”ר הוועדה לאשר תמיכה בהתאם לנוהל זה, עד לסך 3,000 ₪ מהטעמים שירשמו ושתאושר בדיעבד על ידי הוועדה בהתכנסותה הבאה.
4. לא יאושר תשלום כספים ישירות לאנשים פרטיים, אלא לספקים וחברות בלבד, הפועלים בהתאם לכללי הוראות ניהול ספרים ועונים לדרישות שנקבעו בהוראות ניהול פנקסי חשבונות.
5. פרויקט משותף יוגדר כפרויקט אשר מנוהל ע”י גורם מחוץ ל-“א.מ.י.ר.” , וחלקו של “א.מ.י.ר.” בפרויקט קטן מ-51%.
6. גם א.מ.י.ר. עצמו יכול ליזום אירוע משותף בו הוא מקצה משאבים פנימיים שלו לאירוע משותף.
7. במידה והוועדה לא תאשר בקשה כלשהיא, ניתן לערער על אי אישורה בפני וועד העמותה. הוועד יוכל לאשר את הבקשה במידה והוועדה לא הביאה נימוקים חד משמעיים לאי אישורה.
8. הוועדה מוסמכת לאשר פעילויות בישראל בלבד.
9. סה”כ האישורים השנתיים שתאשר הוועדה לא יחרוג מסה”כ התקציב השנתי המאושר של א.מ.י.ר. באותה שנה למטרות הללו.
10. הוועדה מוסמכת לאשר בקשות בסכומים של עד 45,000 ₪ לבקשה בודדת, ולא יותר מסך של 100,000 ₪ למבקש בודד בשנת תקציב אחת.
11. לכל ישיבת וועדה יוכן פרוטוקול של הישיבה אשר ייחתם על ידי יו”ר הועדה. הפרוטוקול יפרט את המשתתפים בישיבה, תאריך הישיבה, ההחלטות שהתקבלו בישיבה, ונימוקי הוועדה לכל החלטה אשר התקבלה.
12. במשרדי א.מ.י.ר. ינוהל תיק מסמכי הוועדה אשר יכלול:

• פניות אשר מוגשות לוועדה, כולל כל המסמכים הנדרשים לצירוף לבקשות.
• פרוטוקולים של החלטות הוועדה.
• צילומי אסמכתאות הקשורות לתשלומים אשר בוצעו בעקבות אישורי הוועדה (צ’קים, חשבוניות, קבלות, העברות בנקאיות וכיו”ב).
• אסמכתאות כפי שנדרשו ע”י הוועדה מן הגופים אשר עימם בוצעו הפרויקטים המשותפים או להם ניתנה התמיכה.

תמיכה כספית בתאגיד

13. במידה ומבוקשת תמיכה כספית מעמותה / חל”צ, חובה לצרף לבקשה אישור ניהול תקין מרשות התאגידים – רשם העמותות והחל”צ לשנת הפעילות עבורה התמיכה.
14. בנוסף, חובה לצרף אישור רשות המיסים לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה.
15. בקשת תמיכה כספית לתאגיד שאינו מחזיק אישורים אלה בתוקף, לא תידון ולא תוגש לוועדה.